Sumber Bisnis untuk Wedding Entrepreneur

Kiat Bisnis : Tip dari Top Vendor

Masalah Tak Terduga yang Kerap Dihadapi Vendor Pernikahan di Hari H

[[ 1619661600 * 1000 | amDateFormat: 'll']] | 9,456 kunjungan


Hari pernikahan bisa berubah menjadi hari penuh tekanan bagi pengantin itu sendiri. Banyaknya masalah-masalah lapangan tak terduga bisa mencoreng senyum di wajah kedua mempelai maupun keluarganya. Sebagai perencana pernikahan, Anda baiknya telah mewaspadai segala kemungkinan terburuk dengan berbagai antisipasi sedini mungkin.

Berikut masalah-masalah umum yang kerap muncul tak terduga di hari pernikahan, serta solusi yang diambil oleh para perencana pernikahan berpengalaman berikut ini.

Isu teknis

Dari mulai masalah penerangan hingga layar yang tidak bekerja, gangguan pada peralatan elektronik pendukung acara sangat mungkin terjadi. Bagi Cynthia Octaviani dari Chandani Weddings, penting untuk menugaskan panitia penanggung jawab langsung kepada beberapa vendor agar jika permasalahan teknis muncul bisa diatasi dengan cepat karena adanya bantuan dari beberapa pihak internal.

Ketidaksesuaian pesanan

Tidak hanya dengan vendor, miskomunikasi dengan pihak keluarga pengantin juga bisa berakibat adanya perlengkapan atau peralatan untuk hari pernikahan kurang, bahkan tidak tersedia. Menyisihkan waktu untuk pengecekan sebelum acara dimulai menjadi cara Renate Selena dan timnya di Artea Organizer mencegah hal tersebut. Jika ketidaksesuaian ditemukan, perencana yang pernah menangani pernikahan Raisa Andriana dengan Hamish Daud ini akan langsung meminta bantuan vendor sehingga sangat penting bagi perencana pernikahan memiliki jaringan vendor yang luas.

Perubahan jadwal

Pergeseran jadwal atau rundown lumrah terjadi dan banyak faktor yang mempengaruhi. Renate memiliki beberapa cara untuk mengatasinya, misalnya menyelipkan 30 - 60 menit waktu cadangan di dalam susunan acara untuk mengantisipasi keadaan mendesak. Selain itu, diperlukan juga rencana B jika rencana awal tidak bisa berjalan lancar. Karena banyak pihak yang dilibatkan di hari pernikahan, Renate juga tidak pernah melewatkan mengirimkan pesan untuk mengingatkan vendor soal jadwal ketika hari H semakin dekat.

Permasalahan internal keluarga

Cynthia dan timnya di Chandani Weddings mengerti jika kebutuhan setiap keluarga pengantin berbeda. Untuk itu, mereka tidak ragu untuk meminta pihak keluarga mengisi kuesioner agar tidak ada kebutuhan internal yang terlewat, terutama di hari H. Jika ada keluarga yang menjadi panitia, kerap terjadi mereka tidak bisa dihubungi di hari H sehingga untuk mencegah hal tersebut, Cynthia selalu menanyakan kontak relatif lain untuk keadaan darurat.

Bagi tim Chandani Weddings, faktor keluarga merupakan faktor yang paling menantang pada pelaksanaan hari pernikahan. Terkadang argumen berbeda antara calon pengantin dan keluarganya tidak dapat dihindarkan. Oleh karena itu, tim perencana pernikahan harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik agar mediasi bisa dilakukan. "Kecakapan komunikasi intrapersonal juga dibutuhkan karena perencana pernikahan bukan hanya pemimpin jalannya acara, tapi juga asisten personal sekaligus sahabat calon pengantin," ujar Cynthia. Tidak hanya itu saja, Cynthia juga percaya jika menejemen stres dan waktu yang mumpuni dari setiap anggota timnya juga diperlukan mengingat keadaan lapangan di hari H bisa cukup menegangkan.

Berbeda dengan hal tersebut, Artea Organizer mengungkapkan jika detail acara adalah hal yang paling menantang saat hari H. Koordinasi dengan banyak pihak menuntut tim untuk tetap sigap, inisiatif, dan kreatif agar semua pihak merasa nyaman berkolaborasi dan menampilkan yang terbaik. "Kerja sama tim yang baik menjadi dasar untuk bisa selalu siaga di lapangan saat hari pernikahan berlangsung," ungkap Renate.


Tantangan hari H di masa new normal wedding

Di masa new normal, tantangan bagi para wedding organizer pun semakin bertambah. Hendro Gotama dari Hilda by Bridestory berbagi pengalaman selama menangani pernikahan di masa pandemi COVID-19.

Kapasitas gedung pernikahan yang dibatasi

Akibat pembatasan kapasitas gedung pertemuan maupun ballroom, pengantin terpaksa mengurangi jumlah tamu atau membagi acara ke dalam beberapa bagian dengan jam berbeda. Permasalahan muncul ketika kedatangan para tamu di shift pertama terlambat sehingga mengakibatkan jam resepsi di shift berikutnya tertunda, padahal acara hanya diperbolehkan maksimal hingga jam 9 malam berdasarkan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB). Untuk menanggulangi hal ini, kru akan meminta tolong kepada pembawa acara untuk kembali mengingatkan jika jam acara sudah berakhir dan untuk memberikan kesempatan kepada para tamu di shift berikutnya.

Rundown acara yang lebih padat

Karena dibatasinya durasi penyelenggaraan acara, semua vendor harus bisa bekerja secara efektif dan cepat. Jika ada vendor yang kurang bisa menyanggupi, tim pelaksana pernikahan pun harus turun tangan, walaupun di luar deskripsi pekerjaan mereka. "Saya pernah mengalami ada vendor dekorasi yang tidak sanggup menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Daripada kami mengorbankan waktu acara yang sempit, kami pun terpaksa turun tangan untuk menyempurnakan pekerjaan mereka," Hendro menggambarkan isu yang terjadi di mana menyebabkan kredibilitas vendor tersebut menjadi turun.

Jumlah kru hari H lebih sedikit

"Biasanya kami menurunkan 12 orang kru di hari H, tapi untuk new normal wedding, kami hanya bisa menugaskan enam orang," aku Hendro. Kelalaian pun lebih rawan terjadi karena satu orang memegang lebih banyak keperluan pernikahan. Hal ini juga bisa terjadi pada vendor yang bertugas di hari H. Sebagai penanggulangannya, vendor-vendor pun harus saling membantu, walaupun bukan bidang pekerjaan mereka, untuk mewujudkan acara pernikahan new normal dengan usaha terbaik dan maksimal.

Tamu datang tanpa membawa hasil tes COVID-19

Tidak sedikit pengantin yang meminta setiap tamu untuk melaksanakan tes COVID-19 secara mandiri, dan apabila negatif, diperbolehkan menghadiri acara dengan membawa hasil tes tersebut. Akan tetapi, yang mungkin terjadi adalah tamu datang tanpa membawa hasil tes sama sekali, padahal tim WO tidak menyediakan tenaga medis di tempat. Akhirnya, Hendro dan rekan-rekan Hilda by Bridestory memberikan fasilitas di tempat dengan alat rapid test.

Vendor dan anggota keluarga dinyatakan positif COVID-19 sebelum hari H

Tim Hilda by Bridestory pernah mengalami hal ini. Ketika ada vendor yang reaktif berdasarkan hasil rapid test, namun pekerjannya akan sangat berdekatan dengan calon pengantin, maka vendor tersebut harus menjalani PCR swab test untuk memastikan dirinya tidak positif. Dan jika hasilnya negatif, vendor tersebut bisa melanjutkan pekerjaannya. Berbeda kondisinya jika ada anggota keluarga yang dinyatakan positif COVID-19, Hilda by Bridestory terpaksa mundur sebagai kru WO pada hari H jika klien tetap ingin melaksanakan pernikahan. Selanjutnya, setiap kru yang terlibat harus menjalani tes dan karantina.

Tentunya setiap perencana pernikahan atau vendor pernikahan memiliki tantangan di lapangan yang berbeda-beda. Tantangan ini juga tergantung dari besarnya kapasitas pernikahan itu sendiri dan ada atau tidaknya permintaan khusus dari klien. Jika Anda memiliki pengalaman yang berbeda, bagikan cerita Anda di kolom komentar di bawah ini.

Ikuti Percakapan
BACA [[blogCommentsCtrl.commentsMeta.total]] Komentar
[[ comment.createdAt | amDateFormat: 'll | HH:mm']]

[[comment.account.data.accountable.data.businessName]] [[comment.account.data.accountable.data.fullName]]

[[ comment.content | extractEmoji ]]