Sumber Bisnis untuk Wedding Entrepreneur

Setelah klien memilih menggunakan layanan Anda, apa tahap selanjutnya? Client onboarding, istilah ini mungkin terdengar asing bagi beberapa vendor pernikahan, namun bagi yang tidak, apa Anda tahu pentingnya client onboarding? Sebagian besar vendor cenderung untuk membicarakan kontrak setelah klien memilih menggunakan layanan Anda, tetapi ada yang lebih penting dari sekedar menandatangani kontrak dan melakukan konsultasi. Jangan khawatir, kami akan berbagi dengan Anda tentang apa itu client onboarding!

Apa itu client onboarding dan mengapa itu penting?
Client onboarding, singkatnya, adalah proses di mana Anda menyambut klien Anda ke dalam bisnis Anda. Dalam bisnis untuk membantu mewujudkan pernikahan impian klien Anda, semuanya adalah tentang pengalaman dan memberikan kesan yang abadi. Dimulai dari saat Anda bertemu dengan klien potensial Anda untuk pertama kalinya, dan berlanjut dengan memberikan pengalaman yang tidak terlupakan saat klien potensial akhirnya memutuskan untuk menggunakan jasa Anda.

Penting bagi Anda untuk menerapkan sistem tersebut untuk membedakan Anda dengan vendor lainnya, dan juga nilai jual Anda. Anda tahu bahwa klien tidak akan langsung mendapatkan produk setelah mereka memesan layanan Anda. Jadi melalui proses onboarding yang jelas mereka bisa mengetahui mengetahui bagaimana Anda memulai pekerjaan Anda.

5 Langkah untuk Client Onboarding
Penting bagi vendor pernikahan untuk mempunyai standar tersendiri untuk sistem client onboarding yang bisa diaplikasikan untuk setiap klien baru yang hadir ke dalam bisnis Anda. Dengan demikian, melalui proses ini, klien Anda mendapatkan orientasi yang tepat mengenai layanan Anda. Mari kita lihat beberapa langkah penting dalam proses client onboarding.

1. Menyiapkan dokumen
Pertama, siapkan kontrak Anda berdasarkan kebutuhan klien Anda. Buat rincian dengan klien Anda mengenai jumlah barang. Seperti, jumlah fotografer yang dibutuhkan pada upacara pernikahan, jumlah tingkat kue, atau bunga yang akan digunakan untuk buket pengantinnya. Walau terdengar sepele, jangan lupa untuk mencantumkan biaya transportasi atau logistik, biaya makan untuk karyawan atau pekerja dan biaya tambahan lainnya.

Di dalam kontrak tambahkan pula tanggal jatuh tempo pembayaran, kapan klien Anda harus membayar uang muka atau deposit, pelunasan akhir dan juga detail pembayaran (melalui transfer, kartu kredit atau cek). Jangan lupa untuk sertakan kebijakan pengembalian dana (refund) dan pembatalan (cancellation) jika kelak diperlukan. Tinjau ulang kembali butir-butir kontrak sebelum Anda meminta Anda klien untuk menandatangani kontrak agar kontrak menjadi jelas dan ringkas untuk menghindari perselisihan dengan klien jika mungkin terjadi.

2. Mengirim kuisioner
Terkadang vendor akan menanyakan klien potensial untuk mengisi kuisioner atau angket agar mengetahui layanan apa yang mereka butuhkan dari Anda. Kali ini, setelah mereka telah menyelesaikan pemesanan mereka, kirimkan kuisioner kepada klien Anda yang menjawab pertanyaan lebih spesifik dan terperinci untuk menemukan ide yang mereka inginkan. Untuk vendor seperti dekorator, wedding stylist atau desainer undangan pernikahan, ini akan membantu Anda dalam merancang gambar dan desain awal yang akan membantu saat konsultasi pertama Anda dengan klien.

3. Komunikasikan Alur Kerja
Setelah kontrak siap, kuisioner sudah diisi dan rancangan konsep pertama sudah ada, saatnya untuk bertemu dengan klien Anda dan komunikasikan bagaimana cara kerja untuk Anda dan klien Anda. Walau Anda dan tim sudah terlatih dan berpengalaman, namun tidak demikian bagi klien Anda. Alur kerja antar klien mungkin akan berbeda berdasarkan kebutuhan mereka, jadi ingatlah untuk membedakan kebutuhan mereka. Buatlah daftar isi bagaimana Anda menyiapkan dan menyediakan kebutuhan klien Anda dari awal hingga akhir. Ini akan meyakinkan klien bahwa Anda telah menyiapkan semuanya dan tidak membuat klien khawatir.

4. Diskusikan agenda penting
Selama agenda meeting berlangsung, jangan lupa untuk mendiskusikan jadwal dan agenda penting. Misalnya, jika Anda seorang desainer gaun pengantin, Anda memiliki banyak klien, sebaiknya Anda mengatur jadwal kapan seharusnya untuk melakukan pengukuran, fitting pertama dan final touch-ups dengan klien Anda. Bicarakan juga, keterangan jatuh tempo pembayaran di dalam kontrak agar klien Anda mengetahui kapan seharusnya untuk melakukan pembayaran. Mengingat perihal uang cukup sensitif, sebaiknya tanyakan kepada klien Anda terlebih dahulu apakah mereka ingin diingatkan atau tidak. Anda bisa juga dengan membuat daftar tanggal jatuh tempo.

5. Menyampaikan ekspektasi & batasan
Terakhir, sangatlah penting bagi para vendor untuk menyampaikan apa yang bisa diharapkan para klien dengan mempercayakan pernikahan mereka kepada sang vendor. Tanyakan mereka bagaimana mereka ingin dihubungi, apakah melalui e-mail, WhatsApp, atau telepon langsung? Catat waktu kapan mereka bisa dihubungi jika klien Anda memiliki pekerjaan kantor yang tidak fleksibel. Lalu beri tahu mereka seberapa sering atau dalam hal apa Anda akan hubungi mereka. Hindari mengirim email atau pesan singkat terlalu sering, namun ringkas semua informasi menjadi satu dan kirim ke mereka sekaligus.

Start with a BANG
Satu hal tentang industri pernikahan adalah memberi kesan untuk klien Anda di setiap saat. Mengapa begitu? Anda ingin selalu memukau klien Anda untuk membuat mereka merasa istimewa karena Anda membantu mewujudkan hari besar mereka. Tidak peduli jika Anda jarang menghubungi mereka, Anda harus tetap memberikan kesan 'wow' sejak awal. Bawalah hadiah yang berkesan selama pertemuan atau konsultasi, mungkin bisa dimulai dengan Bridestory Magazine, jurnal pernikahan atau kartu ucapan yang memberi kesan personal dan akan sangat berarti!

Setelah mempertimbangkan semuanya, kita tahu bahwa client onboarding tidak boleh diabaikan oleh vendor pernikahan. Apakah Anda memiliki sistem client onboarding sendiri? Ceritakan pada kami di bawah ini!