“The Business Resource For Wedding Entrepreneurs”

Idealnya, persiapan pernikahan memakan waktu satu tahun, baik tanpa maupun dengan wedding organizer (WO). Namun, karena satu dan lain hal, beberapa pasangan merencanakan pernikahan kurang dari enam bulan, bahkan hanya dalam waktu tiga bulan. Tak jarang, mereka datang meminta bantuan kepada WO dalam keadaan panik dan mendesak. Sebagai tim yang telah berpengalaman dan profesional, sudah menjadi tugas Anda untuk membantu klien semaksimal mungkin. Agar komunikasi dan kerja sama selama persiapan berjalan lancar, kondisi fisik dan mental klien Anda pun perlu dijaga. Berikut kiat untuk membantu mengurangi beban klien akibat durasi persiapan pernikahan yang mepet:

1. JIKA KLIEN BELUM MEMUTUSKAN TEMA PERNIKAHAN, BERIKAN SARAN TERBAIK

Anda bisa memberikan beberapa referensi yang paling mungkin diwujudkan dalam waktu sempit. Pilihan lainnya adalah menawarkan mereka untuk memercayakan seluruh penataan visual kepada vendor dekorasi atau wedding stylist.

2. TEGASKAN KEPADA KLIEN UNTUK BERSIKAP FLEKSIBEL

Jika ada preferensi vendor yang tidak mungkin diwujudkan dalam waktu yang sempit, Anda dan klien harus cepat memutuskan alternatif. Terutama lokasi atau gedung pernikahan, tempat yang cukup populer biasanya harus dipesan minimal 12 bulan sebelumnya. Oleh karena itu, klien sebaiknya bisa terbuka dengan pilihan-pilihan lain yang sesuai dengan tanggal pernikahan.

3. MENYUSUN DAFTAR TAMU SEJAK AWAL

Selain tanggal pernikahan, jumlah undangan adalah faktor penentu yang penting. Klien Anda sudah harus memutuskan sejak awal siapa saja yang akan diundang dan tidak melakukan perubahan terlalu ekstrim di tengah-tengah persiapan. Jika jumlah tamu telah ditetapkan dengan benar, pencarian gedung pernikahan, katering, undangan, suvenir, dan vendor-vendor lainnya pun bisa dipercepat.

4. PATUH PADA ANGGARAN YANG TELAH DITETAPKAN

Berubahnya anggaran di tengah persiapan bisa membuat timeline bergeser. Biasanya, anggaran berubah karena ada modifikasi pada kebutuhan pernikahan atau berubahnya pilihan vendor di mana faktor-faktor ini harus segera dipastikan apakah bisa memenuhi tanggal pernikahan yang sudah ditetapkan.

5. SARANKAN KLIEN UNTUK "LIBUR" DARI URUSAN PERNIKAHAN SELAMA SEMINGGU

Menyiapkan pernikahan dengan durasi yang mepet tentu melelahkan, apalagi bagi sang calon mempelai, belum lagi mereka juga akan menghadapi hari H yang sama menguras energinya. Ketika Anda dipercaya untuk menjadi WO, klien pun berhak menikmati momen "bebas tugas" dalam proses persiapan. Sarankan kepada mereka untuk mengambil waktu senggang satu minggu sebelum hari H dan menyerahkan semua urusan persiapan kepada tim Anda. Dengan demikian, klien Anda jadi memiliki waktu untuk mengisi energi dan mengistirahatkan pikiran sebelum hari bahagianya tiba.

Dari sisi WO, Anda pun juga harus menerapkan strategi tepat agar bisa memberikan servis yang terbaik kepada klien. Berikut tiga tips yang bisa Anda terapkan kepada tim:

1. BUAT JADWAL PEMBAYARAN-PEMBAYARAN

Susunlah anggaran pernikahan beserta tanggal pembayaran dan nominalnya, mulai dari uang muka hingga pelunasan. Hal ini akan mempermudah Anda untuk mengingatkan kepada klien daftar pembayaran yang harus dilakukan. Pembayaran vendor yang dilakukan tepat waktu tentu akan memperlancar segala proses persiapan.

2. CARI VENDOR BERKUALITAS YANG BEKERJA CEPAT

Bekerja sama dengan vendor yang menyanggupi timeline adalah hal terpenting di sini. Namun, jangan abaikan bahwa vendor tersebut juga harus berkredibilitas dan berkualitas agar hasil yang diberikan kepada klien juga memuaskan.

3. LAKUKAN FINALISASI 1 - 2 MINGGU SEBELUM HARI H

Siapkan periode finalisasi 7 - 14 hari sebelum pernikahan agar jika ada kebutuhan yang tidak sesuai, Anda masih punya waktu untuk memberikan alternatifnya. Finalisasi hanya dalam hitungan kurang dari lima hari sangat tidak disarankan karena tidak memungkinkan untuk membuat rencana cadangan.

Berapa pun lama timeline pernikahan klien Anda, hal yang juga sangat penting adalah dokumen-dokumen yang harus dipersiapkan untuk proses legalisasi perkawinan. Pastikan dokumen-dokumen ini dapat dipersiapkan dengan tepat. Berikut dokumen persyaratan nikah di Indonesia yang telah kami rangkum untuk keperluan para WO.