“The Business Resource For Wedding Entrepreneurs”

Glamping adalah sebuah kombinasi dari kata glamorous dan camping. Pada dasarnya, istilah ini kerap digambarkan sebagai pengalaman berkemah di tengah hutan dengan sebuah tenda dan ornamen kekayuan—lengkap dengan segala fasilitas mewahnya. Opsi tersebut sering dijadikan opsi bagi kalangan tertentu yang ingin merasakan suasana berbeda kala berlibur di sebuah tempat yang jauh dari hiruk-pikuk perkotaan.

Nah, berbicara tentang selebrasi pernikahan, tentu saja konsep glamping bisa Anda aplikasikan pada klien yang mengidamkan perayaan intim secara terbuka dengan ambience alam terbuka hijau. Namun sebelum itu, ada banyak sekali hal yang perlu menjadi pertimbangan Anda sebelum benar-benar merealisasikannya, mulai dari perubahan cuaca, penataan dekorasi dan meja tamu, hingga pemilihan venue yang ideal.

Lalu, seperti apa tempat yang paling mendukung untuk pernikahan dengan konsep glamping? Venue tersebut tentu saja harus mampu menawarkan akses yang mudah untuk seluruh tamu undangan dari calon pengantin. Sirkulasi udara yang sejuk ditemani panorama danau alami juga akan mendukung atmosfer glamping yang menenangkan. Kemudian, pastikan bahwa venue yang dipilih benar-benar menawarkan servis untuk pernikahan glamping.

Yang Harus Diperhatikan oleh Vendor Pernikahan untuk Glamping Wedding

Fotografi oleh Moko Wong

Perayaan janji suci yang digelar secara outdoor tentunya membuat Anda harus bekerja lebih ekstra agar seluruh komponennya dapat berjalan dengan sempurna. Nadya Prameita, selaku Sales Lead BoboCabin menuturkan sejumlah masukan kepada vendor pernikahan yang ingin mewujudkan konsep pernikahan glamping. "Untuk sebuah Glamping Wedding, dekorasi yang cocok adalah dengan menggunakan elemen yang lebih natural dan adventurous. Jadi, perbanyak dekorasi seperti bunga-bunga, tanaman, dan dekorasi yang sering digunakan untuk outdoor wedding. Jangan lupa untuk perhatikan bahan-bahan yang digunakan pada dekorasi agar tetap kuat walaupun diterpa angin kencang," tuturnya lugas.

Tak hanya itu saja, pihak wedding organizer juga harus bisa membuat berbagai langkah antisipasi demi menghalau ragam peristiwa yang tidak diinginkan, seperti kemungkinan adanya perubahan cuaca esktrim yang membuat tamu undangan berpotensi kesulitan untuk menjangkau area venue. "WO juga harus antisipasi apabila terjadi cuaca buruk. Jadi usahakan ada payung khusus untuk pengantin dan juga para tamu. Kita harus selalu siap dengan keadaan sekitar, tapi justru di situ serunya Glamping Wedding!" ujar Nadya.

Sementara untuk vendor entertainment, penggunaan sound system harus benar-benar menyesuaikan dengan keadaan sekitar. Tentunya persiapan yang dilakukan akan jauh berbeda ketimbang jika Anda tampil dalam sebuah ballroom. "Kalau untuk vendor entertainment, outdoor performance itu selalu berkesan banget untuk orang-orang, tapi jangan lupa untuk perhatikan sound system band agar cocok dengan suasana outdoor. Kalau kurang pas, takutnya tidak terdengar, tetapi kalau sudah pas, sih, pasti indah banget bisa menyatu dengan alam sekitar," tambahnya lugas.

Gisela Setyawan selaku Business Director dari Hilda by Bridestory juga turut membagikan pandangannya terkait wedding organizer yang ingin menggelar Glamping Wedding, termasuk jumlah maksimum tamu yang disarankan. "Untuk Glamping Wedding, akan lebih baik bila tersedia obat nyamuk agar semua tamu merasa nyaman dan tetap glowing saat hari H. Kemudian, pastikan ada back up venue jika cuaca kurang mendukung atau menyewa jasa pawang hujan. Sementara jumlah maksimum tamu dapat disesuaikan dengan kapasitas wedding venue dan aturan pemerintah setempat," jelasnya.

Kapan Waktu yang Tepat untuk Menggelar Sebuah Glamping Wedding?

Nuansa romantis nan intim yang ditawarkan oleh konsep pernikahan glamping memang luar biasa menawan, namun kita tidak dapat mengelak bahwa salah satu faktor yang berpotensi mengganggu kelancaran resepsi pernikahan di luar ruangan adalah perkara cuaca yang tidak bersahabat. Untuk itu, pemilihan bulan-bulan tertentu harus dipertimbangkan dengan matang agar bisa meminimalisir kehadiran cuaca ekstrim. "Pilihlah bulan-bulan yang cuacanya cenderung cerah seperti bulan Juni hingga September, tetapi tenang, Glamping Wedding bisa diadakan kapan saja, kok. Tinggal siapkan tenda tambahan agar acara tetap berjalan lancar walau hujan," saran Nadya.

Tantangan Pernikahan Glamping dan Cara Mengatasinya

Meski semua orang dapat berpatokan pada prediksi cuaca di hari tertentu, namun hasil yang tertera adakalanya tidak benar-benar akurat. Bisa saja saat itu hujan deras tiba-tiba mengguyur di sekitar lokasi. Oleh karenanya, pihak venue maupun wedding organizer harus mengantongi plan B agar segalanya dapat berjalan dengan lancar. "Tentunya, cuaca dan kondisi alam itu menjadi tantangan utama. Tetapi, jangan khawatir, pihak BoboCabin selalu berkoordinasi dengan pihak Perhutani untuk selalu waspada akan aktivitas alam yang tidak biasa. Juga, seperti yang kita bahas, selalu ada pilihan untuk menambah tenda-tenda agar acara selalu berjalan dengan lancar," Nadya menerangkan.

Cara Mengakomodasi Tamu Undangan yang Lanjut Usia agar Tetap Nyaman

Salah satu tantangan dalam menyelenggarakan pernikahan di tengah hutan terbuka adalah lajur menuju venue yang terkadang sedikit sulit untuk ditembus. Hal tersebut lantaran cuaca yang tidak menentu sehingga menyebabkan track sedikit basah dan licin. Tamu dalam kategori lanjut usia mungkin akan mengalami kesulitan untuk bisa berjalan menuju venue. Itulah mengapa uluran tangan dari wedding organizer sangat dibutuhkan pada saat-saat seperti ini. "Sebenarnya, track BoboCabin Ranca Upas cukup ramah untuk tamu-tamu yang sudah lanjut usia karena jalannya cukup rata dan tidak terlalu licin, tetapi memang track BoboCabin Cikole lebih sulit karena masih asli dengan kondisi alaminya. Karena itu, kita butuh bantuan para WO atau keluarga untuk membantu tamu-tamu lanjut usia ini berjalan menuju venue," ujar Nadya.

Dari sisi wedding organizer, Gisela mengungkapkan bahwa pihaknya akan menjamin keamanan ekstra agar para orang tua bisa tetap nyaman selama acara. "Untuk venue yang sudah tersedia, pihak Hilda dan venue pasti akan memastikan flow tamu yang paling nyaman sehingga tidak perlu terjadi kerumunan atau tabrakan flow in / out tamu ketika memasuki ruangan, salaman, dan pengambilan prasmanan."

Yang Harus Dilakukan dan Dihindari dalam Menggelar Glamping Wedding

Pernikahan dengan konsep glamping tentu saja memiliki perbedaan yang cukup signifikan jika dibandingkan dengan menyelenggarakannya di dalam ruangan. Ada banyak sekali hal yang perlu menjadi perhatian bagi vendor pernikahan serta tamu undangan yang hadir. Salah satunya adalah tentang bagaimana cara memilih pakaian yang sesuai dengan kondisi venue, "Jangan lupa untuk informasikan kepada tamu undangan bahwa konsep pernikahan tersebut adalah Glamping Wedding yang cenderung outdoor. Maka dari itu, ingatkan mereka untuk memakai pakaian bermaterial ringan yang sesuai dengan tema tersebut," pungkas Nadya.

Ia juga menambahkan bahwa jenis alas kaki non-high heels sangat direkomendasikan agar memudahkan tamu untuk bergerak, "Bagi tamu perempuan, diimbau untuk memakai sepatu wedges atau flat shoes, tetapi itu juga dicocokkan kepada tema acaranya. Jika memang cukup kasual, silakan untuk memakai sneakers." Selain soal aturan berpakaian, penggunaan tenda juga perlu dipertimbangkan untuk mengantisipasi cuaca buruk saat hujan.