“The Business Resource For Wedding Entrepreneurs”

Sebagai pelaku bisnis tentu akan sangat happy ketika berhasil dengan klien. Ini bukan hanya tentang proyek baru yang mendatangkan cuan, tapi juga membuka peluang untuk mewujudkan pernikahan impian dari sepasang manusia yang ingin mengikrarkan cintanya. Deal dengan klien baru juga akan menambah pengalaman Anda dalam membangun relasi dengan pasangan yang karakternya tentu berbeda dari pasangan-pasangan sebelumnya.

Tapi yang namanya pekerjaan tidak selalu berjalan mulus. Ada kalanya pengalaman Anda juga ditantang dengan berhadapan dengan klien yang sulit untuk merasa cukup. Bahkan sering kali di awal perjalanan interaksi berjalan baik dan komunikatif tapi kemudian klien menghilang atau selalu meminta di luar kesepakatan. Tentu ini membuat relasi antara Anda dan klien menjadi penuh friksi. Jika situasinya sudah tidak nyaman maka yang terlintas adalah bagaimanakah caranya memutus perjanjian dengan klien?

Kenali situasi yang bisa menjadi dasar untuk memutus perjanjian dengan klien.

Sebelum menjawab pertanyaan tersebut, Bridestory akan memberikan gambaran situasi-situasi seperti apa yang sah-sah saja untuk memutus perjanjian dengan klien secara profesional.

• Klien tiba-tiba tidak merespon atau menghilang setelah penandatangan kontrak.
• Klien tidak menghargai batasan yang sudah ditegaskan di dalam kontrak.
• Klien selalu mengajukan permintaan di luar dari kesepakatan yang ada di dalam kontrak.
• Anda menyadari interaksi yang terjadi tidak pernah selaras sehingga Anda dan tim tidak bisa bekerja secara optimal.

Idealnya ketika friksi atau konflik terjadi tentu langkah pertama sebagai penyedia jasa yang profesional adalah Anda membicarakannya secara terbuka kepada klien. Tujuannya adalah untuk menyamakan persepsi tentang apa yang menjadi hak dan kewajiban masing-masing pihak. Jika cara komunikasi tidak efektif, maka Anda bisa mempertimbangkan untuk memutuskan perjanjian.

Tapi sebelum memutus perjanjian, Anda harus memastikan kepada penasehat hukum bahwa apa yang Anda akan putuskan tidak melanggar perjanjian. Bisa jadi di dalam perjanjian Anda memasukkan klausul tentang pembatalan dari pihak penyedia jasa, tetap saja sebaiknya berkonsultasi ke penasehat hukum sebelum memutuskan kerjasama dengan klien. Dengan begini Anda tidak menempatkan perusahaan dalam situasi yang "berbahaya" dari sisi hukum.

Begini caranya untuk memutus perjanjian dengan klien secara profesional.

Memutus perjanjian dengan klien akan membuat Anda, sebagai pemilik perusahaan, penuh kebimbangan. Apalagi jika sebelumnya Anda telah berusaha untuk "bernegosiasi" dengan klien tapi situasinya tidak berubah. Maka mengakhiri hubungan profesional dengan klien adalah keputusan yang masuk akal. Dan ketika keputusan sudah bulat untuk memutus perjanjian dengan klien, maka lakukanlah secara profesional. Begini caranya :

1. Ingatlah bahwa semua pertimbangan adalah fakta objektif yang valid. Artinya Anda harus punya fakta yang jelas tentang kerugian yang Anda terima dari ketidakkonsistenan klien.
2. Komunikasikan pemutusan perjanjian dengan intonasi suara yang jelas dan tegas. Begitu keputusan dibuat maka konsisten pada keputusan itu. Dengan begitu klien akan memahami bahwa pemutusan perjanjian ini terjadi sebagai langkah final dari serangkaian usaha yang coba Anda dan tim fasilitasi tapi tidak pernah menciptakan relasi yang profesional antar kedua belah pihak.
3. Don't burn a bridge. Idiom ini sering dipakai pelaku bisnis artinya adalah jangan "membakar" habis relasi yang pernah terjalin. Mengapa? Karena segala kemungkinan bisa saja terjadi, Anda bisa kembali menjalin relasi profesional dengan klien. Jadi ketika Anda ingin mengakhiri perjanjian secara profesional, jangan serang atau menjatuhkan klien secara emosional. Tetap berikan impresi terakhir yang elegan dan profesional.
4. Tidak jarang klien akan meminta rekomendasi penyedia jasa sejenis mana yang bisa mereka kontak. Jika Anda ingin memberikan rekomendasi ini, maka pastikan pihak yang Anda rekomendasikan sudah mengetahui situasi yang terjadi antara Anda dan mantan klien. Dengan begitu semua pihak mengetahui secara sadar alasannya untuk menerima tawaran manta klien.

Setelah menyampaikan kepada klien secara profesional, agar lebih tercatat Anda perlu untuk mengirimkan email. Berikut contoh email untuk menegaskan tentang pemutusan perjanjian dengan klien:

Kepada Yth,

Bapak…. dan Ibu …

Semoga Anda berdua dalam keadaan baik ketika menerima email ini. Seperti yang sudah kami sampaikan sebelumnya, bahwa (nama perusahan) selanjutnya tidak bisa memenuhi servis dan akan mengakhiri kontrak sebagai (jasa yang Anda tawarkan) pada tanggal pernikahan Anda yaitu …

(Opsional) Untuk mengakhiri perjanjian ini secara profesional dari sisi kami selaku (jasa yang ditawarkan), kami lampirkan dokumen yang mungkin Anda perlukan untuk proses selanjutnya. Dan seperti yang kami janjikan, berikut penyedia jasa yang bisa Anda hubungi untuk membuka peluang kerja sama. (Sebutkan nama dan emailnya.)

(Opsional) Terkait lingkup servis yang telah disepakati, Anda telah membayar deposit sebesar Rp… yang mencakup (sebutkan lingkup servisnya). Kami memang mengeluarkan waktu dan tenaga untuk memenuhi servis tersebut, dan kami akan segera mengirimkan faktor untuk servis yang telah kami penuhi.

Kami meminta maaf tidak berhasil memenuhi harapan untuk mewujudkan pernikahan Ibu dan Bapak. Semoga setelah ini segala proses persiapan pernikahan Ibu dan Bapak bisa berjalan lancar dan sesuai harapan. Silahkan kontak kami kembali jika Ibu dan Bapak memiliki pertanyaan tentang apa yang telah kami uraikan.

Jangan lupa melakukan ini setelah pemutusan perjanjian dengan klien.

Setelah kedua belah pihak sepakat untuk mengakhiri kerjasama, ada beberapa hal yang wajib Anda lakukan untuk memastikan semua pekerjaan yang telah dilakukan mendapat kompensasi yang sesuai. Plus memastikan kejadian serupa tidak terulang lagi. Berikut evaluasi wajib dilakukan setelahnya :

• Mengirimkan faktur untuk pekerjaan atau servis yang telah dilakukan sebagaimana disebutkan di dalam kontrak.
• Hubungan pengacara Anda untuk membuat perubahan yang diperlukan pada kontrak Anda. Sehingga hal serupa tidak terulang lagi dengan klien yang lain.
• Naikkan harga Anda jika pada servis tertentu yang Anda berikan ternyata membutuhkan waktu lebih lama dari yang direncanakan dan berpotensi menimbulkan konflik dengan klien.
• Lakukan evaluasi apakah perlu ada semacam pertemuan tambahan untuk mengidentifikasi klien yang tidak cocok sejak awal.
• Lakukan perubahan pada hal-hal yang berkontribusi pada miskomunikasi yang terjadi antara Anda dengan klien.

Memutus perjanjian dengan klien memang selalu tidak mudah untuk dilakukan, tapi jangan langsung mengecapnya sebagai kegagalan. Ini bisa terjadi pada siapa saja. Yang terpenting adalah Anda dan tim belajar dari situasi ini dan melakukan perbaikan! Dengan begitu situasi serupa tidak akan terjadi lagi.