“The Business Resource For Wedding Entrepreneurs”

Wedding planner adalah pekerjaan yang penuh dengan perencanaan. Tidak sekadar merencanakan sebuah event pernikahan secara garis besar tapi harus mendetail, bahkan menit per menit. Perencanaan yang dibuat pun harus dipersiapkan berbulan-bulan sebelum hari H tiba, karena ada begitu banyak pihak yang harus diatur. Ini mengapa seorang wedding planner identik sekali dengan karakter perfeksionis alias semuanya harus bisa dikalkulasikan.

Idealnya semua yang sudah dikalkulasikan tidak memberi ruang yang namanya last minute disaster atau kejadian di luar prediksi menjelang perhelatan pernikahan digelar. Namun perhelatan ini melibatkan banyak pihak dan semakin banyak orang yang terlibat maka peluang terjadinya peristiwa di luar perencanaan tetaplah ada. Karena itu selain memiliki kemampuan merencanakan perhelatan dengan sistematis, seorang wedding planner juga harus bisa melakukan mitigasi "bencana".

Mengenali kemampuan mitigasi bencana di dunia wedding planner

Yang dimaksud dengan mitigasi bencana dalam dunia wedding planner adalah memastikan klien yang adalah pengantin, tetap merasa pernikahan impian mereka terealisasi dengan sempurna. Agar mitigasi bencana berjalan sempurna, seorang wedding planner harus bisa menghadapi segala situasi dengan tenang. Mengapa?

Ketenangan membuat Anda dapat melihat sumber masalah dengan objektif untuk menemukan pilihan solusi yang bisa dilakukan. Yup, hanya dengan ketenangan pikiran Anda bisa menilai skala "bencana" dalam situasi. Dengan kemampuan assessment atau menilai situasi ini maka Anda bisa menentukan mana yang prioritas diselesaikan dengan segera mana yang bisa ditunda.

Jika Anda tidak bisa berpikir tenang, maka last minute disaster atau situasi di luar prediksi akan semakin mengacaukan perencanaan. Adapun cara efisien untuk membuat diri tetap tenang saat last minute disaster terjadilah adalah dengan menarik napas panjang. Kalau memang diperlukan, menjauhlah dari keramaian lalu tarik napas dalam-dalam selama lima menit.

Setelah berhasil membuat diri tetap tenang, langkah selanjutnya adalah komunikasikan situasinya dengan klien. Sangat penting untuk menyadari komunikasi ini dilakukan bukan untuk menghindari kesalahan perhitungan yang terjadi, jadi bicaralah secara jujur dan terbuka.

Kejujuran dan keterbukaan akan menjaga trust atau kepercayaan klien terhadap Anda. Penting untuk selalu membuat klien tetap percaya kepada Anda dan tim. Dengan begini klien tahu bahwa Anda adalah pemimpin yang tepat untuk mencari solusi terbaik. Plus klien juga percaya bahwa tim akan bekerja sesuai arahan Anda. Bahwa semua pihak yang terlibat memberikan usaha terbaik mereka dalam menyelesaikan situasi di luar prediksi.

Apabila sumber masalahnya adalah pada vendor, seperti florist atau katering, maka segeralah kontak mereka. Bicarakan dengan tenang apa yang menjadi masalah utama, tidak perlu saling menyudutkan karena ini justru akan membuat situasi lebih tidak terkendali. Dengarkan solusi apa yang ditawarkan oleh mereka dan ukur apakah hal tersebut efisien untuk menyelesaikan masalah. Jika Anda merasa pihak yang bermasalah tidak cukup kooperatif untuk menyelesaikan masalah, maka persiapkan pergantian vendor. Bisa jadi solusi ini membuat Anda mengalami sedikit kerugian sebagai wedding planner, tapi kemampuan untuk menyelesaikan masalah akan membuat klien memberikan akreditasi lebih kepada Anda.

Lalu bagaimana kalau last minute disaster adalah sesuatu yang di luar kuasa Anda, seperti cuaca yang tiba-tiba memburuk? Situasi seperti ini memang datang dengan pilihan solusi yang terbatas. Jika sebelumnya klien meminta outdoors wedding tapi karena cuaca buruk maka pilihannya adalah indoors wedding. Lagi-lagi bicarakanlah opsi ini dengan tenang dan profesional kepada klien serta seluruh vendor yang terlibat. Bicarakan juga kemungkinan untuk menggeser waktu perhelatan. Opsi ini bisa membantu klien untuk berhitung secara objektif atas solusi yang harus diambil. Pada prinsipnya Anda, klien serta seluruh vendor yang terlibat memiliki pemahaman yang sama atas solusi yang dipilih.

Hal lain yang juga sering menjadi situasi di luar prediksi adalah wardrobe atau pakaian yang rusak. Misalkan salah satu dress bridesmaid robek atau salah satu groom kemejanya ketumpahan minuman. Untuk situasi darurat seperti ini solusinya adalah memiliki "pertolong pertama" atau survival kit. Untuk insiden baju robek pertolongan pertamanya adalah sewing kit atau perangkat jahit. Sedangkan untuk baju yang bernoda karena ketumpahan makanan atau minuman, pertolongan pertamanya adalah cairan penghilang noda kilat. Tapi jika pakaian yang rusak sangat parah, maka pilihannya adalah mengganti pakaiannya. Pastikan opsi ini tidak menciptakan masalah baru.

Transportasi juga sering menjadi penyebab last minute disaster, misalkan mobil pengantin yang mogok atau bis antar jemput tamu yang tiba-tiba mogok. Untuk situasi ini, solusinya adalah mencari tempat penyewaan kendaraan yang cepat dan efisien. Penting untuk memastikan seluruh pihak yang terlibat di dalamnya sudah terkomunikasikan dengan baik atas solusi yang dipilih.

Pada akhirnya, namanya last minute disaster adalah hal di luar prediksi yang terjadi di waktu-waktu genting menjelang atau saat perhelatan digelar. Memang solusi yang tersedia adalah minim persiapan, bahkan bisa jadi Anda harus menciptakan solusi dalam waktu singkat. Kuncinya adalah tetap tenang dan komunikasi dengan jujur kepada klien. Serta semangati diri sendiri dan tim, bahwa ketika situasi ini bisa diatasi maka predikat Anda sebagai wedding planner profesional akan tersemat sempurna. Ini akan menghasilkan kepercayaan dan kredibilitas. Dua hal penting dalam bisnis wedding.