“The Business Resource For Wedding Entrepreneurs”

Banyak sekali perubahan yang terpaksa diberlakukan karena pandemi COVID-19 ini. Beberapa di antaranya adalah membatalkan acara resepsi perkawinan, menunda hari pernikahan, atau tetap melaksanakan hari pernikahan, namun dengan peraturan-peraturan baru dari pemerintah daerah yang harus diikuti para tamu dan vendor yang terlibat. Berikut adalah pengalaman beberapa vendor pernikahan dalam menjalankan bisnis di tengah situasi krisis saat ini.

Hengki Wirawan dari Raffles Jakarta - venue

1. Apakah Anda punya Syarat & Ketentuan mengenai kondisi force majeure nasional di dalam kontrak/perjanjian dengan klien?

Dalam proposal dan kontrak kami hanya bersifat force majeure lokal saja, belum termasuk lingkup nasional. Jadi COVID-19 ini merupakan pengalaman pandemi pertama kami.

2. Bagaimana klien-klien Anda merespon situasi saat ini?

Ada yang panik dan ada juga yang bersikeras melanjutkan acara.

3. Seperti apa solusi/negosiasi yang Anda berikan?

Kami menyarankan para klien untuk mengikuti aturan dari pemerintah dengan menunda acara pernikahan. Solusinya adalah uang deposito yang sudah dibayarkan tetap bisa digunakan untuk acara pernikahan mereka sampai Desember 2020, dengan catatan tanggal tersebut masih tersedia di sistem kami.

4. Bagaimana Anda dan tim merespon jika ada klien yang menjadi emosional karena pernikahan mereka tidak bisa berjalan sesuai rencana? Respon seperti apa yang Anda dan tim berikan agar integritas Anda sebagai vendor tetap terjaga?

Kami berusaha memberikan pengertian kepada klien bahwa penundaan merupakan untuk kebaikan kita semua. Jika tetap dipaksa melaksanakan hari pernikahan, yang dapat terjadi adalah:
a. Penindakan dari pemerintah untuk segera membubarkan acara.
b. Tamu yang datang pun tidak akan banyak sehingga akan banyak pula makanan yang tersisa.
c. Kalau sampai ada tamu yang terpapar COVID-19, pihak penyelenggara akan diinterogasi oleh pihak terkait untuk bisa menghubungi semua tamu yang hadir.
d. Hotel akan di- lockdown.

5. Apakah ada dari klien yang tetap meneruskan hari pernikahan di tengah pandemi ini? Jika ya, bagaimana kondisi dan protokol di lapangan?

Sejauh ini belum ada. Kalau ada pun, mereka memilih untuk melakukan pemberkatan saja dengan keluarga inti.

Hendro Wijaya Gotama dari WYMM Organizer - perencana pernikahan

1. Apakah Anda punya Syarat & Ketentuan mengenai kondisi force majeure nasional di dalam kontrak/perjanjian dengan klien?
Ada di kontrak, tetapi dengan situasi seperti ini, kita memperbolehkan klien-klien yang mengadakan pernikahan di bulan April - Juni untuk menunda acara dan mengganti tanggal pernikahan mereka. Ketentuan barunya seperti ini:
" Force Majeure" berarti setiap peristiwa yang berada di luar kendali Para Pihak, sesuai dengan keadaannya, yang tidak dapat diperkirakan atau setelah melalui pemeriksaan yang wajar tidak dapat diperkirakan dan yang secara substansial mempengaruhi pelaksanaan Perjanjian, termasuk namun tidak terbatas pada keadaan-keadaan berikut ini: Tindakan pemerintah, termasuk namun tidak terbatas pada (i) kebijakan moneter Pemerintah, perang, dinyatakan; atau (ii) tidak dinyatakan, prioritas, karantina, embargo, bencana alam, termasuk namun tidak terbatas pada banjir, gempa bumi, kebakaran, epidemi; atau (iii) serangan teroris, kerusuhan publik di tempat kerja, pemogokan; atau (iv) huru-hara tunduk kepada pernyataan Pemerintah. Dalam hal terjadi Force Majeure maka: a. Pihak yang mengalami peristiwa Force Majeure tersebut harus memberitahukan Pihak lainnya secara tertulis mengenai peristiwa Force Majeure tersebut dengan melampirkan bukti-bukti dari otoritas yang berwenang paling lambat dalam jangka waktu 3 (tiga) hari kalendar sejak terjadinya peristiwa tersebut. b. Atas pemberitahuan mengenai Force Majeure tersebut, Para Pihak akan merundingkan kembali dan mencari jalan penyelesaian untuk mengatasi akibat dari keadaan Force Majeure tersebut, yang akan disepakati Para Pihak. c. Masing-masing Pihak tidak bertanggung jawab atas setiap keterlambatan dalam pelaksanaan kewajiban-kewajiban yang dimilikinya yang diakibatkan oleh peristiwa Force Majeure sebagaimana dimaksud dan didefinisikan di atas. d. Seluruh biaya yang dikeluarkan karena peristiwa Force Majeure akan ditanggung oleh masing-masing Pihak.

2. Bagaimana klien-klien Anda merespon situasi saat ini?
Saat ini para klien memang panik karena mengkhawatirkan pernikahan mereka dan mereka meminta kami untuk mengecek ke pihak venue mengenai syarat dan ketentuan bila tanggal pernikahan harus ditunda.

3. Seperti apa solusi/negosiasi yang Anda berikan?
Untuk yang hari pernikahannya jatuh di bulan April sampai dengan Mei, kami sarankan untuk menunda, kemudian kami bantu cari beberapa tanggal baru. Lalu, kami akan cek kepada semua vendor apakah mereka bersedia di tanggal-tanggal baru tersebut. Untuk klien yang pernikahannya berada di bulan Juni atau Juli, kami sarankan untuk menunggu situasi sampai di bulan April karena sangat disayangkan kalau langsung diputuskan ditunda, di mana kami semua harus mengecek availability semua vendor yang sudah dipilih dan takutnya mereka sudah tidak available.

4. Bagaimana Anda dan tim merespon jika ada klien yang menjadi emosional karena pernikahan mereka tidak bisa berjalan sesuai rencana? Respon seperti apa yang Anda dan tim berikan agar integritas Anda sebagai vendor tetap terjaga?

Kami harus menenangkan mereka dan jangan panik sendiri. Bagaimana pun mereka pun stres dan tidak tenang karena apa yang sudah direncanakan tidak bisa berjalan. Kami akan tetap membantu mereka semaksimal dan secepat mungkin untuk menghubungi satu per satu mengenai availability semua vendor di tanggal baru, serta melaporkan langsung kepada klien dengan segera, jadi bisa dengan cepat juga klien tersebut memutuskan tanggal pernikahan yang baru.

5. Apakah ada dari klien yang tetap meneruskan hari pernikahan di tengah pandemi ini? Jika ya, bagaimana kondisi dan protokol di lapangan?

Saat ini tidak ada karena sudah ada peraturan juga dari pemerintah tentang pembubaran dan pelarangan acara massal dan apabila melanggar, bisa dikenakan ancaman pidana.

Nerisa dari Elior Design - dekorasi

1. Apakah Anda punya Syarat & Ketentuan mengenai kondisi force majeure nasional di dalam kontrak/perjanjian dengan klien?

Ada.

2. Bagaimana klien-klien Anda merespon situasi saat ini?

Beberapa klien memundurkan waktu pernikahannya (akad/pemberkatan dan resepsi). Namun, beberapa ada yang tetap melangsungkan akad/pemberkatan saja di tanggal awal dengan hanya melibatkan keluarga inti, tapi menunda resepsinya hingga beberapa bulan ke depan.

3. Seperti apa solusi/negosiasi yang Anda berikan?

Kami memberikan kelonggaran pemunduran waktu acara pernikahan untuk klien di bulan Maret-Mei sesuai masa darurat COVID-19 yang ditentukan pemerintah.

4. Bagaimana Anda dan tim merespon jika ada klien yang menjadi emosional karena pernikahan mereka tidak bisa berjalan sesuai rencana? Respon seperti apa yang Anda dan tim berikan agar integritas Anda sebagai vendor tetap terjaga?

Kebetulan sejauh ini tidak ada klien yang emosional karena kami langsung memberikan solusi untuk memundurkan tanggal acara ke waktu yang mereka inginkan, dan umumnya klien kami juga sudah memikirkan hal ini dengan keluarga sebelum menghubungi kembali vendor-vendor untuk mengatur waktu acara di tanggal baru. Namun, ada klien yang tetap menginginkan acara di tanggal sama, tapi dengan skala lebih kecil dan intimate (hanya pemberkatan/akad). Jadi, dari pihak kami pun akan tetap mengakomodasi permintaan tersebut di mana persiapan acara dan dekorasi tetap kami pasang sesuai kebutuhan.

5. Apakah ada dari klien yang tetap meneruskan hari pernikahan di tengah pandemi ini? Jika ya, bagaimana kondisi dan protokol di lapangan?

Ada, tapi hanya pemberkatan/akad saja dengan skala yang jauh lebih kecil. Klien ini juga memutuskan menundah resepsi ditunda. Teknis di Hari H-nya adalah kami menyiapkan papannamaste sehingga tamu-tamu mengucapkan selamat dengan namaste (salam tanpa bersentuhan) saja. Kemudian, wedding organizer menyiapkan hand sanitizer. Selain itu, tantangan bagi klien adalah, dengan rangkaian acara yang berbeda waktu seperti ini, para pengantin harus menyamakan kesanggupan semua vendor dengan tanggal pernikahan yang baru.

Daniel Liben dari Danieliben Photography - fotografi

1. Apakah Anda punya Syarat & Ketentuan mengenai kondisi force majeure nasional di dalam kontrak/perjanjian dengan klien?

Kalau dari kami, sebaiknya klien tidak mengganti tanggal hari pernikahan yang sudah ditetapkan, kecuali ada musibah di luar kendali kita.

2. Bagaimana klien-klien Anda merespon situasi saat ini?

Banyak dari klien kami yang dilanda kepusingan dan stres karena ada prewedding yang tertunda, padahal kami semua sudah membeli tiket dan lain-lain. Ada juga yang menunda hari pernikahannya karena ada resiko banyak tamu yang tidak datang.

3. Seperti apa solusi/negosiasi yang Anda berikan?

Kami memperbolehkan ganti tanggal, tapi kalau bisa, berikanlah beberapa pilihan tanggal agar kami bisa mencocokkan dengan tanggal-tanggal kosong di jadwal kami.

4. Bagaimana Anda dan tim merespon jika ada klien yang menjadi emosional karena pernikahan mereka tidak bisa berjalan sesuai rencana? Respon seperti apa yang Anda dan tim berikan agar integritas Anda sebagai vendor tetap terjaga?

Bila ada klien yang emosional, saya dan tim pasti akan selalu menenangkan klien agar tidak terlalu panik karena kalau klien stres, otomatis ketika pengambilan gambar, mood akan terlihat pada hasil foto. Namun, jika pemotretan tetap akan dilaksanakan, saya akan berusaha membawa suasana menyenangkan dalam pemotretannya agar klien merasa nyaman dan tidak tegang.

5. Apakah ada dari klien yang tetap meneruskan hari pernikahan di tengah pandemi ini? Jika ya, bagaimana kondisi dan protokol di lapangan?

Ada. Untuk kondisinya pasti sepi karena beberapa tamu takut untuk datang sehingga jumlah undangan dengan jumah tamu pun tidak sesuai. Hal itu merupakan tugas saya untuk membuat hari pernikahan terlihat ramai di dalam fotonya. Semua orang di tim kami harus memakai masker, salam namaste, dan selalu membawa pembersih tangan di dalam koper kamera. Bila ada waktu luang pun, kami gunakan untuk mencuci tangan.

Galuh Wulandari dari GAL Makeup - penata rias

1. Apakah Anda punya Syarat & Ketentuan mengenai kondisi force majeure nasional di dalam kontrak/perjanjian dengan klien?

Semenjak kasus COVID-19 ini mengemuka, saya berpikir ulang tentang kontrak atau terms & conditions force majeure karena kontrak ini sesungguhnya melindungi kedua belah pihak dari kerugian. Karena itu, di dalam price list saya sekarang sudah tercantum terms & conditions mengenai keadaan force majeure, yang intinya menjelaskan bahwa jika terjadi force majeure, saya dibebaskan dari tuntutan jika tidak dapat melakukan kewajiban.
Klien, dalam keadaan force majeure, juga dapat mengajukan penjadwalan ulang sesi makeup-nya dan pembayaran di muka yang sudah dilakukan tidak hangus.

2. Bagaimana klien-klien Anda merespon situasi saat ini?

Sejauh ini beberapa klien saya yang harus menjadwalkan ulang acaranya menganggap syarat dan ketentuan tersebut cukup adil untuk kedua belah pihak.

3. Seperti apa solusi/negosiasi yang Anda berikan?

Klien dipersilahkan mengajukan penjadwalan ulang tanpa dikenai biaya apa pun. Sebaliknya, saya juga berusaha memenuhinya sebisa mungkin selama jadwal baru yang diinginkan klien masih tersedia. Jika ada klien yang jadwal barunya berbenturan, saya akan mendahulukan klien yang tadinya sudah membayar down payment (DP) lebih awal, tentunya tetap dengan prinsip melayani sebaik-baiknya.

4. Bagaimana Anda dan tim merespon jika ada klien yang menjadi emosional karena pernikahan mereka tidak bisa berjalan sesuai rencana? Respon seperti apa yang Anda dan tim berikan agar integritas Anda sebagai vendor tetap terjaga?

Jika dalam kondisi wabah seperti sekarang ini pun masih ada klien yang tetap ingin melangsungkan acaranya, saya akan menghargainya dan melakukan kewajiban saya. Tapi, tentu saja ini dilakukan dengan kehati-hatian demi keselamatan bersama. Saya membatasi jumlah orang di ruang rias, memakai masker, serta melakukan sterilisasi bangku, meja, dan alat makeup dengan alat dan produk yang aman dan sesuai.

5. Apakah ada dari klien yang tetap meneruskan hari pernikahan di tengah pandemi ini? Jika ya, bagaimana kondisi dan protokol di lapangan?

Beberapa rekan saya, yang sempat datang ke resepsi sahabatnya di awal pandemi, bercerita bahwa sahabatnya tersebut membuat himbauan di media sosial beberapa hari sebelumnya agar para undangan melakukan salam namasta. Antriannya diatur sedemikian rupa agar berjarak aman dan sajian prasmanan pun diubah menjadi hidangan dalam kotak yang bisa dibawa pulang.
Namun, seiring makin seriusnya keadaan ini, saya lebih sering mendengar kabar dan juga mengalami perubahan jadwal hingga situasi lebih aman. Saat ini, prioritas kita semua adalah berusaha tetap sehat dan aman sehingga nantinya bisa menikmati pekerjaan dan acara dengan lebih tenang.

Lundy Sebastian dari Saint Lundi - hiburan (musik)

1. Apakah Anda punya Syarat & Ketentuan mengenai kondisi force majeure nasional di dalam kontrak/perjanjian dengan klien?

Ada. Mereka dapat mengubah jadwal dan menginfokan kami kembali paling tidak sebulan sebelumnya.

2. Bagaimana klien-klien Anda merespon situasi saat ini?

Sejauh ini belum ada pembahasan karena sepertinya mereka berharap pada bulan Mei, pandemi ini akan berakhir.

3. Seperti apa solusi/negosiasi yang Anda berikan?

Kalau memang tidak memungkinan untuk melangsungkan hari pernikahan sesuai rencana, kami tidak masalah dengan penundaan. Kalau skala acaranya berubah menjadi lebih kecil, misalnya pemberkatan saja, kami juga bersedia menyesuaikan tarif kami.

4. Bagaimana Anda dan tim merespon jika ada klien yang menjadi emosional karena pernikahan mereka tidak bisa berjalan sesuai rencana? Respon seperti apa yang Anda dan tim berikan agar integritas Anda sebagai vendor tetap terjaga?

Kami akan tetap mencoba memberikan solusi yang terbaik, seperti menyarankan untuk pemberkatan pernikahan saja. Yang pasti sebagai vendor, kami akan selalu mendukung dan memberikan bantuan berupa saran dan semangat kepada klien.

5. Apakah ada dari klien yang tetap meneruskan hari pernikahan di tengah pandemi ini? Jika ya, bagaimana kondisi dan protokol di lapangan?

Sudah pasti tetap menjalankan kalau ada yang tetap melaksanakan karena musisi di band kami juga tetap bersedia untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai perjanjian. Untuk termometer dan lain-lain, wedding organizer maupun pihak venue telah menyediakan. Kalau dari kami, kami menggunakan masker dan menyiapkan kain pembersih yang sudah disemprotkan cairan hand sanitizer untuk mengelap instrumen serta alat-alat dari rental sound system kami.