“The Business Resource For Wedding Entrepreneurs”

Banyak calon pengantin yang merasa kebingungan saat diharuskan untuk memilih vendor wedding planner terbaik yang mampu mewujudkan pernikahan impian mereka. Sesi konsultasi pun menjadi tahapan paling awal yang akan menentukan bagaimana keputusan akhir yang mereka ambil nantinya, apakah pada akhirnya mereka akan memilih Anda, atau justru berpaling kepada perencana pernikahan yang lainnya?

Penting untuk mengetahui bagaimana cara memperlakukan klien Anda dengan baik sepanjang sesi konsultasi berlangsung, mengingat hal ini akan menjadi tahapan yang paling krusial. Konsultasi dengan klien juga tidak hanya difokuskan pada tanya-jawab atau memberi masukan saja, namun juga harus diimbangi dengan kemampuan untuk memahami secara detail apa saja yang benar-benar dibutuhkan oleh klien.

Lalu, bagaimana cara melakukan sesi konsultasi yang efektif untuk klien Anda? Ikuti sejumlah tips berikut ini, seperti dilansir dari weddingacademyglobal.

1. Pilih Tempat Konsultasi yang Mencerminkan Profesionalitas Vendor Anda
   Tahukah Anda? Atmosfer yang disuguhkan dari sebuah lokasi dapat berpengaruh besar pada kenyamanan selama sesi diskusi berlangsung, terutama saat Anda akan bertemu dengan pihak luar untuk keperluan bisnis. Hal ini juga berlaku untuk calon pengantin yang ingin Anda temui. Lihat kembali bagaimana aspek lingkungan ataupun tata ruang dari kantor Anda, apakah semuanya terlihat fungsional dan menggemakan rasa nyaman yang lebih untuk sesi dialog panjang dengan klien potensial? Anda mungkin perlu melakukan sedikit perubahan jika ruangan tersebut dirasa kurang mencerminkan etika bisnis Anda. Pastikan juga untuk menghindari area yang penuh dengan suara bising dan orang banyak, terutama bila Anda memilih tempat di ruang terbuka.
2. Tiba Lebih Awal dan Jabat Tangan Mereka
   Manajemen waktu yang baik adalah kunci dalam meraih kesuksesan. Sebagai wedding planner, Anda wajib untuk datang minimum 15 menit lebih awal ketimbang klien yang akan berhadapan dengan Anda. Ini merupakan sebuah etika bisnis perencana pernikahan yang perlu Anda terapkan dengan baik. Saat tibanya mereka di hadapan Anda, segeralah berdiri dan lakukan kontak mata yang erat. Jangan lupa untuk menampilkan senyum terbaik yang Anda punya. Sambut mereka dengan jabatan tangan secara penuh sambil melakukan perkenalan diri. Pastikan untuk melafalkan nama klien dengan benar. Usai melakukan perbincangan yang alot, Anda dapat mengirim e-mail berupa ucapan terima kasih kepada mereka karena telah memilih Anda. Hal ini akan mempererat hubungan Anda dengan klien secara tidak langsung.
3. Berpakaian dengan Layak
   Cara Anda berpenampilan sangatlah penting untuk melahirkan kesan pertama yang positif. Tentukan pakaian terbaik yang mampu mewakili citra bisnis Anda, namun juga tidak berlebihan seperti akan menghadiri suatu perayaan formal. Cukup kenakan busana yang terlihat profesional dan nyaman dipandang, seperti setelan semi-formal dengan kaos berlengan dan celana panjang, atau Anda dapat memilih pakaian apa pun yang benar-benar merepresentasikan siapa diri Anda.
4. Perlihatkan Portofolio Anda
   Salah satu cara meyakinkan calon pengantin untuk memilih Anda adalah dengan memperlihatkan sampel atau portofolio pekerjaan. Presentasikan karya Anda dengan gaya yang paling menyenangkan, namun tetap efisien, halus, dan sederhana. Buat klien Anda merasa nyaman dengan pelayanan yang diberikan. Bagaimanapun, mereka ingin seluruh anggaran yang telah digelontorkan kepada Anda terasa setimpal dengan kinerja Anda yang memuaskan.
5. Bicarakan tentang Konsep Pernikahan yang Akan Diusung
   Penting untuk memastikan bahwa calon pengantin telah mengetahui dengan jelas pernikahan seperti apakah yang menjadi impian mereka, apakah itu micro wedding, minimony, atau justru ini adalah perayaan yang jauh lebih besar dan melibatkan banyak tamu undangan? Pernikahan mikro dan minimony merupakan selebrasi yang hanya dihadiri oleh sedikit tamu undangan, konsep seperti ini tentu saja memiliki kelebihan dari segi penggunaan anggaran yang jauh lebih hemat. Lain halnya dengan pernikahan tradisional yang mengharuskan Anda untuk mengeluarkan upaya lebih besar untuk mempersiapkan segalanya. Diskusikan secara mendalam tentang hal tersebut dan jalin percakapan sebaik mungkin.
6. Diskusikan tentang Kemungkinan Adanya Destination Wedding
   Ini mungkin akan menjadi tantangan tersendiri bagi Anda yang belum pernah menangani destination wedding sebelumnya. Jadi, pastikan untuk melakukan riset mendalam terlebih dahulu sebelum Anda benar-benar melakukan pertemuan dengan klien yang ingin melangsungkan pernikahan di luar kota. Ini akan sangat membantu Anda nantinya dalam memberikan informasi yang benar-benar konkret kepada klien. Apalagi, rata-rata dari mereka juga umumnya sudah mengantongi ide-ide yang cukup spesifik soal pernikahan destinasi. Bila ada, tunjukkan beberapa portofolio vendor Anda dari destinasi sebelumnya untuk meyakinkan pilihan mereka.
7. Persiapkan Kontrak, Kartu Nama, dan Sampel Pekerjaan
   Wedding planner haruslah memiliki sikap yang terorganisir dan profesional. Dalam hal ini, tentu saja surat-surat penting atau kontrak menjadi benda wajib yang perlu Anda bawa selama sesi konsultasi berlangsung. Jangan lupa untuk memberikan sejumlah sampel portofolio dan kartu nama yang bisa mereka bawa pulang sebagai bahan pertimbangan.
8. Catat Selalu Detail-detail Penting
   Membangun percakapan yang berisi dengan perhatian penuh merupakan sebuah keharusan, tetapi jangan sampai Anda terlena sehingga lupa untuk mencatat poin-poin penting di tengah sesi konsultasi. Calon pengantin memerlukan bantuan wedding planner untuk menjadi 'tangan kanan' mereka. Jadi, pastikan untuk mempermudah proses perencanaan pernikahan klien Anda dengan selalu mencatat apa saja yang mereka butuhkan.
9. Biaya yang Fleksibel
   Sebelum Anda benar-benar berbicara tentang biaya, pikirkan tentang bagaimana membangun kepercayaan klien terlebih dahulu. Pupuk hubungan sebaik mungkin antara Anda dan calon pengantin. Dengan begitu, mereka juga akan merasa nyaman saat tibanya pembahasan soal harga. Rata-rata dari mereka juga biasanya telah mengetahui perkiraan biaya yang harus mereka siapkan bila memutuskan untuk memakai jasa Anda, entah itu dari kerabat ataupun vendor-vendor terkait yang pernah bekerjasama dengan Anda, jadi tak perlu khawatir soal ini. Yang terpenting, pastikan biaya layanan Anda bersifat fleksibel, tergantung bagaimana kebutuhan calon pengantin.
10. Ucapkan Terima Kasih
    Berikan kesan terbaik selama momen pertemuan pertama Anda dengan klien. Saat pembicaraan benar-benar selesai, segera ucapkan rasa terima kasih dengan tulus kepada mereka yang telah meluangkan waktunya untuk menemui Anda. Mungkin mereka juga akan tergerak untuk merekomendasikan layanan Anda kepada rekan-rekan mereka nantinya. Berikan juga kontak aktif yang dapat dihubungi untuk pembicaraan lebih lanjut, baik itu e-mail ataupun nomor telepon.